22 mai 2012

Réseaux Sociaux d'Entreprise : 5 difficultés "employés" résolues ?


La mise en place de réseaux sociaux d'entreprise est une "réponse outil" à une décision de transformation de l'entreprise.  Augmentation de la productivité, recherche d'innovation, amélioration des flux d'informations, agilité face à la rapidité du marché .... sont les principales attentes "business" de cette transformation.
  
Ces attentes bussiness sont bien sur dépendantes : 
 1. D'un nouveau mode d'organisation et de management
 2. De l'adoption de l'outil par tous les salariés (la dépendance à un poste de travail disparaissant progressivement, il s'agit maintenant de penser multiplate-formes...)


Cette adoption de l'outil doit en partie reposer sur les apports que les RSE  donnent aux salariés dans son travail de tous les jours. Faire comprendre l’intérêt des nouveaux usages par rapport aux difficultés rencontrées aujourd'hui permet de créer comme un premier "lien de confiance" entre la plateforme, les usages et les bénéfices attendus.
Hors, face au planning de mises en place puis de déploiement que pose aujourd'hui les entreprises, l'outil est souvent la première partie visible du changement dans l'organisation et reste souvent "le nerf de la guerre"
Il est donc nécessaire de ne pas rater ce "premier rendez vous"... 


Il y a au moins 5 difficultés auxquelles les employés de toute organisation font face :  




1. La réception massive de mails 


Élément non nouveau, la volumétrie et les habitudes de pratiques du mail sont des facteurs rendant difficiles le partage de l'information et la valeur ajoutée qui peut être crée lors d’échanges avec un certains nombres de participants.
1. je reçois des informations provenant de diverses sources (hiérarchiques, projets, communication interne, équipe....)
2. Je recois une information où je suis passif ou actif


L'usage de la conversation au sein des RSE permet de limiter des échanges inefficaces via mail :
Lorsque je suis dans une communauté, mon flux m'indique les informations dont j'ai besoin tout en restant dans le sujet que je suis en train de traiter 
Si je suis dans une communauté de projet, tout nouveau flux d'information concernant ce projet apparaît dans ce flux.
L'information est de fait lié au contexte.
  


2. Donner un Feedback sur une information


Le feedback necessaire à l'enrichissement d'un document, d'un support, est  aujourd'hui délicat. Donner un feedback se limite à un "reply" via mail ou un échange physique. 
Dans ces cas, la problématique est que le complément d'information est limité à un faible nombre de personnes. 
Le fait d'utiliser des outils plus modernes tel que les RSE permettent
1. D'informer toutes les personnes concernées par le document qui auront le même niveau d'information en même temps 
2. De donner la possibilité à tous d'enrichir l'information et donc apporter une valeur ajoutée



3. Re-trouver un document (et la dernière version ! )


La plupart du temps les documents dont le collaborateur a besoin pour exécuter ses taches sont transmis par mail.
Bien sur, il existe des espaces de document partagés, mais rare sont les utilisateurs qui l'utilisent comme un espace centralisé (aller dans un nouvel outil uniquement pour déposer un document ne pousse pas au partage...).  
Aussi, soit le collaborateur garde le mail et le document, soit le collaborateur enregistre sur son poste de travail ledit document. 


Dans tous les cas, retrouver l'information au moment voulu est souvent difficile. 
Entre le nombre de mails et le nombre de documents enregistrés, il y a de forte chance que malgré toute la bonne volonté et les efforts de mémoire, notre collaborateur ne retrouve pas ce dont il a besoin. Et s'il le retrouve est il sur d'avoir la dernière version ? 


Avoir un simple lieu de dépôt de documents dans la communauté dont je suis membre simplifie la recherche : le collaborateur trouve dans cet espace uniquement les documents relatifs au thème de la communauté.

La difficulté de recherche de l'information est bien sur liée à la difficulté de partager l'information. L'une est dépendante de l'autre.



4. Partager une information.


S'il est complexe pour le salarié de partager une information, les chances de partage sont moindres, et donc la chance de trouver l'information risque de tendre vers 0.
Si je possède une information pouvant être utile pour d'autres collaborateurs, il faut que je puisse la partager facilement. 
Utiliser le flux d'activité qu'offre un réseau social d'entreprise permet de partager facilement soit un document, soit un lien ou toute autre élément. Le partage se fera auprès de toutes les personnes suceptibles d'etre interessées par l'information et permettra à tous d’être informé en même temps.




5. Rechercher une compétence


Lorsqu' un employé se trouve devant une difficulté où ses compétences ne lui permettent pas de répondre ou s'il désire une aide précise son "champs d'action" se limite aux personnes qu'il connait physiquement. Ces mêmes personnes n'ont peut être pas non plus les compétences recherchées pour l'aider.
Effectuer une recherche sur un produit, une thématique ou une compétence au travers des fiches profils de l'ensemble des employés de l'entreprise (via des mots clés) permet au collaborateur d'élargir "sa zone de retours" et lui permettront de pouvoir résoudre plus rapidement et plus simplement son problème. 


La mise en place d'un RSE doit permettre au collaborateur de faciliter son travail de tous les jours en lui permettant de se concentrer sur ses taches, de lui donner "du temps de réflexion"  où il apporte sa valeur ajoutée.   
Mais c'est bien sur avec un management et les actions adéquates que les résultats pourront être atteints....




Pensez vous à d'autres difficultés courantes qui peuvent être résolues par un réseau social d'entreprise ? 


20 mai 2012