13 mars 2014

Et si une (la) solution venait d’Oslo ?


Dévoilé la semaine dernière lors du SharePoint Conférence 2014 et sur l’Office Blog "Work like a network! Enterprise social and the future of work"  par Jared Sparato  « le projet Oslo » permet à Microsoft de renforcer son offre "cloud" et "social".  

Le projet Oslo se base sur 2 éléments :
  • L’office graph
  • Oslo


L’office Graph

Quotidiennement nous laissons des « traces numériques ». Ces « traces » peuvent comprendre :
  • Les documents ouverts, modifiés… à partir de quels espaces, qui sont leurs auteurs…
  • Les recherches effectuées et les pages ou les espaces visités 
  • Les applications utilisées
  • Les divers éléments de votre profil social (compétences, projet passés en cours…)
  • Les flux conversationnels d’un réseau social (Yammer dans ce cas)
  • Les mails envoyés et reçus
  • Les échanges par messagerie instantanée
  • Les interactions par flux audio ou vidéo,
  • Les réunions (physique ou en ligne)
  • … (n’hésitez pas à compléter la liste en commentaire  J )


L’ensemble de ces éléments permettent de définir un «Office Graph»

Il s'agit de connaitre les « degrés de relation » (niveaux de proximité) entre vous, les collaborateurs avec qui vous échangés, les documents, applications à partir des échanges et interactions constitués dans l’environnement Office 365. 



Cela pourrait permettre de casses les silos informationnels existants :



Le croisement de ces liens « sociaux » et « objets »  offre à l’entreprise une des (voir la) finalités  des réseaux sociaux d’entreprise et du Big Data :
Non pas connaitre uniquement la structure hiérarchique (organigramme) mais sa « structure réelle de flux »

La connaissance de la structure de flux peut permettre notamment d’identifier :
  • Comment circulent les infos officielles (le top dow) et qui sont les relais de cette information officielle 
  • Qui sont les collaborateurs qui permettent de résoudre un problème 
  • Quel est le chemin de circulation d’une anomalie à s résolution
  • Quels sont les points de blocage des divers types d’information
  • Comment sont capitalisés le savoir dans l’entreprise
  • Comment les savoirs sont transmis et partagés dans l’organisation
  • Qui travaille vraiment avec qui… (métier/service/collaborateurs…)
  • Où sont bloquées certaines idées
  • ..
Pour généraliser tout ce que l’organigramme ne permet pas de voir,  ou cache…


Les apports peuvent toucher :
  • des directions :
Communication interne : les éléments relatifs aux flux d’informations officielles, le temps de diffusion à l’ensemble de la cible, la cible touchée…, les relais non identifiés mais qui sont des nœuds importants

RH : la liste pourrait être longue (gestion des talents, conséquences des réorganisations sur les flux,…) mais aussi (et surtout) identifier les individus isolés, les difficultés avec laquelle les employés exercent leur travail (aller chercher l’information au bon endroit). Elle peut donc donner les moyens pour réorganiser la structure de l’entreprise afin d’avoir une cohérence entre la structure et les flux d’informations existants.

  • ou des membres de l’organisation :
Pour un manager, l’utilité de savoir comment fonctionne son équipe, si les toutes les informations nécessaires pour son équipe sont disponibles pourront être exprimé objectivement (et non par la voix des collaborateurs). Ceci pourrait lui permettre de comprendre l’intérêt de devenir un plus grand facilitateur.

Idem pour un directeur de département….


Le « petit plus »  qui vient d’Oslo

L’ensemble des données de l’Office Graph analysé, Oslo est une application qui présente aux collaborateurs l’ensemble des objets dont il a besoin pour effectuer son travail au jour le jour.
  • Si je travaille sur le projet X, Oslo pourrait me proposer des informations, documents, flux conversationnels, des contacts ou encore des applications relatives à ce projet ou projet identique.
  • Pour un acheteur, lors d’une des phases d’achat, le document de référence présentant les prix d’achats obtenus précédemment, les contrats de garantie associés, la procédure pour les étapes suivantes, les contacts,  le comptable qui traite ma commande au moment de l’envoi…..

L’objectif est de limiter la recherche et maximiser l’expérience du collaborateur « en lui apportant sur un plateau » tout ce dont il a besoin pour son quotidien.








Une solution miracle ? 

Les usages et les bénéfices liés d’une telle solution sont intéressants et profitable pour toute organisation.
Cependant, ces résultats ne pourront être atteints que sous certaines conditions :
  • Il faudra tout d’abord que l’algorithme ne propose pas des résultats à « la Twitter » qui me propose des suivre des personnes que je suis déjà.
  • La prise en compte du temps de lecture des documents et autres datas sont nécessaires à plusieurs niveaux :
    •  Un document ouvert et très vite refermé ne doit logiquement pas être pris en compte et donc pas proposé.
    • Ce qui ensuite amène au questionnement de la qualité de l’information et des actions de corrections pour optimiser le fonctionnement.
  • Oslo reprenant logiquement la gestion des droits existants dans l’environnement office 365,  si de nombreux documents sont « privés »,  le collaborateur aura accès à un « mur » infranchissable.


La solution vient donc de l’entreprise qui devra travailler notamment sur 
  • L’accès aux données :
Trop souvent, les documents sont bien gardés sur le poste de travail de l’utilisateur, sur la section partagée du service (ouvert à tout le service dans le meilleur des cas), un pourcentage de documents avec des niveaux de confidentialités diverses…  Il est de même sur les intranets, les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux d’entreprise où il peut être surprenant de voir des pourcentages élevés de communautés fermées ou privées.

  • Le rôle de l’IT, de RH et des autres...
Oslo me propose les applications qui doivent être utiles à mon quotidien, et non pas les applications décrites dans « la fiche de poste ». L’IT doit aller devenir un service support au « support » des métiers et des utilisateurs. Quel avenir du catalogue et des workflow d’approbation pour obtenir un accès ?


Aussi performant que pourra être cette nouvelle offre sociale de Microsoft, les conditions de succès nécessitent une certaine évolution (remise en cause ?) des organisations.


Même si repenser la qualité des sources, des documents et donc la gouvernance de l’information sera une obligation, il reste que la confiance placée dans les collaborateurs, l’autonomie donnée, la responsabilisation de ces derniers seront les garants du succès de la technologie.   



Démonstration et présentation d'Oslo :







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